«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП

 

Человеческий капитал является одним из ключевых ресурсов управления. Вся деятельность организации напрямую зависит от того, какой квалификацией обладают его сотрудники, насколько эта квалификация соответствует задачам компании, поддерживаются ли данные задачи соответствующей системой мотивации, как те или иные управленческие решения влияют на эффективность работы персонала.

Возможность быстрого получения информации, необходимой для управления, в полном объеме и с минимальными усилиями напрямую зависит от того, собирают ли эту информацию вручную или же получают из специализированных информационных систем.

Решение данной задачи требует комплексного подхода к автоматизации работы с персоналом:

  • ведение учета и хранение кадровой информации;

  • информационная поддержка процессов работы с персоналом;

  • на основании результатов выполнения процессов и данных учета формирование аналитических отчетов о состоянии кадрового состава и эффективности управления персоналом.

Кроме того, информационная система должна обеспечивать ведение регламентированного учета и отчетности в соответствии с требованиями законодательства, тем самым оперируя единой базой данных сотрудников как для решения задач кадровой службы и бухгалтерии, так и для задач службы управления персоналом.

Прикладное решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП является комплексным решением для автоматизации процессов управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы, ориентированным на средние и крупные предприятия. Функциональные возможности программного продукта позволяют обеспечить выполнение задач по всем процессам работы с персоналом.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет решать следующие задачи:

Руководство компании имеет возможность принятия обоснованных управленческих решений и контроля их исполнения в области стратегических направлений развития компании. Это прежде всего:

  • разработка стратегии в области управления персоналом;

  • развитие организационной структуры компании;

  • анализ информации о персонале;

  • оценка эффективности HR-службы;

  • управление и поддержание корпоративной культуры.

Служба управления персоналом приобретает надежный инструмент управления персоналом, который помогает:

  • вести поиск, отбор и сравнение кандидатов;

  • эффективно использовать и развивать существующий кадровый потенциал компании;

  • проводить оценку сотрудников, как по результатам работы, так и по компетенциям;

  • планировать и проводить обучение и повышение квалификации;

  • управлять карьерой и продвижением сотрудников;

  • разрабатывать и реализовывать различные мотивационные схемы;

  • создавать единую информационную базу сотрудников компании.

Плановая служба получает средство для решения следующих задач:

  • планирование затрат на персонал;

  • оценка изменений бюджета затрат в текущем периоде в связи с увеличением штатной численности, переработками, внеплановыми выплатами и компенсациями;

  • контроль отклонений ФОТ от плановых показателей;

  • анализ предполагаемых расходов на оплату труда при вводе новых мотивационных схем;

  • выбор оптимальной схемы мотивации из нескольких рассматриваемых сценариев стимулирования труда.

Отдел расчета заработной платы приобретает инструмент автоматизации:

  • всех видов начислений по оплате труда;

  • расчета и выплаты гарантий и компенсаций согласно ТК РФ (отпуска, командировки, больничные листы и т.п.);

  • всех видов удержаний;

  • исчисления налогов и взносов;

  • выплаты заработной платы (через кассу, банк), депонирования.

Руководители линейных подразделений экономят время при решении задач:

  • отбора кандидатов;

  • адаптации новых сотрудников;

  • обучения и повышения квалификации;

  • планирования поощрений, согласования и утверждения премий;

  • оценки результатов работы своих сотрудников.

Сотрудники компании получают оперативные сведения о зарплате, отпуске, данных для государственных органов и социальных фондов, другой справочной информации без необходимости обращения в кадровую службу.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предоставляет дополнительный спектр сервисных возможностей:

  • расширенный перечень типовых ролей, участвующих в работе с персоналом, с преднастроенным набором функциональных возможностей для каждой роли;

  • поддержка процессов «Согласование» и «Утверждение» документов;

  • многоцелевые инструменты руководителя для контроля и анализа;

  • гибкая настройка прав доступа;

  • рабочее место для самообслуживания сотрудников;

  • возможность вести удаленную работу в системе через Интернет.

Кадровое планирование

Эффективность предприятия во многом зависит от качества подбора и расстановки персонала. Кадровое планирование - отправная точка в процессе управления персоналом. Целями кадрового планирования являются:

  • Определение человеческих ресурсов, необходимых компании для эффективной работы, и затрат, необходимых для обеспечения данными ресурсами, и их содержания.
  • Планирование необходимого количества сотрудников определенной квалификации в определенные сроки и формирование требований к службе подбора персонала.

Кадровое планирование и подбор персонала в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» включает в себя:

  • Сбор информации о потребностях компании в человеческих ресурсах: в виде заявок, полученных от руководителей, либо в виде обобщенного плана от руководства компании;
  • Построение профилей должностей, на которые открыты вакансии: должностные обязанности, условия труда, а так же квалификационные требования и компетенции, необходимые для эффективного выполнения обязанностей;
  • Формирование кадрового плана с перечнем вакансий: должностей, на которые нужно набрать сотрудников, и необходимого количества сотрудников;
  • Публикацию вакансий;
  • Получение откликов на вакансии
  • Работу с кандидатами;
  • Формирование кадрового резерва;
  • Получение отчетности о состоянии кадрового резерва и эффективности подбора персонала и анализ качества исполнения кадрового плана за определенный период.

Работа с вакансиями

 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет управлять вакансиями.

В программе хранится информация о вакансиях компании, включая подробное описание требований, предъявляемых к кандидату, его должностных обязанностей и условий приема на работу.

Вакансия включает информацию о:

  • профиле должности - совокупности требований, должностных обязанностей и условий труда;
  • позиции штатного расписания, на которую подбирается персонал;
  • дате открытия и планируемой дате закрытия вакансии;
  • причине открытия вакансии, заявителе и ответственном за подбор;
  • приоритете и сложности поиска кандидатов.

Если создание новой вакансии предусмотрено только по согласованию с руководителем, тогда основанием для открытия вакансии служит Заявка на подбор персонала.

Заявка, в отличие от вакансии может быть создана без привязки к конкретной позиции штатного расписания и имеет статусы:

  • ·        рассматривается,
  • ·        согласована,
  • ·        отклонена.

Возможности интеграции с рекрутинговыми сайтами (HeadHunter.ru, SuperJob.ru) повышают эффективность поиска специалистов. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет в полном объеме вести работу с вакансиями и резюме, размещаемыми на ведущих интернет-сайтах. Применяя механизмы программы, специалист по подбору кадров может:

  • ·         публиковать вакансии и обновлять публикации, если сведения о вакансиях меняются в программе;
  • ·         сопоставлять существующие в программе вакансии с данными на сайте и при необходимости загружать информацию о вакансии из интернета;
  • ·         получать отклики на вакансии и регистрировать кандидатов в программе;
  • ·         искать подходящие резюме в интернете по заданным критериям;
  • ·         закрыть вакансию;
  • ·         автоматически отклонить всех остальных соискателей при закрытии вакансии и утверждении прошедшего отбор кандидата;
  • ·         формировать отчетность по подбору персонала;

Работа с кандидатами

Программа  «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» автоматизирует работу с кандидатами на вакантную должность и хранит сведения о текущем этапе работы с каждым кандидатом и принятом решением.

Все этапы работы с кандидатом отражаются в его карточке. В программе хранятся:

  • личные данные кандидата,
  • его резюме,
  • опыт работы,
  • ожидаемый доход,
  • вакансии, на которые претендует кандидат,
  • присвоенный ему рейтинг,
  • источник и дата получения информации о кандидате.

По окончании рассмотрения, кандидат может быть утвержден или отклонен.

Утвержденного кандидата можно зарегистрировать в качестве сотрудника и принять на работу, а отклоненного - можно зачислить в кадровый резерв.

Отчеты по подбору персонала позволяют анализировать различные аспекты эффективности подбора персонала.

Отчет о показателях эффективности подбора персонала показывает

  • ·        количество открытых, закрытых и отмененных вакансий,
  • ·        среднее количество дней просрочки по вакансиям,
  • ·        средний срок закрытия одной вакансии.
  • ·        количество кандидатов, принятых на работу.

В программе можно проанализировать статистику подбора персонала и оценить востребованность вакансии и эффективность этапов отбора кандидатов.

Кадровый резерв

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет работать с кадровым резервом и управлять подготовкой сотрудников на случай открытия вакансии.

Сотрудник, включенный в кадровый резерв, может быть кандидатом на одну или несколько должностей. Программа может автоматически выдвигать кандидатов на открывающиеся позиции.

Кадровый резерв – важный источник для подбора персонала. Кроме обеспечения потребностей компании квалифицированными сотрудниками, создание кадрового резерва может решать задачи мотивации сотрудников и снижения текучести кадров.

В «1С: Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» можно

  • выделять ключевые позиции компании для подготовки кадрового резерва сотрудников;;
  • описывать требования к резервистам;
  • создавать позиции кадрового резерва, как для конкретных позиций штатного расписания, так и без привязки к позиции;
  • регистрировать заявки на включение в резерв;
  • включать кандидатов в кадровый резерв на основании заявок, по результатам аттестации сотрудников или на основании списка требований;
  • исключать из резерва при назначении сотрудника на позицию или при увольнении;
  • сохранить сотрудника в составе резерва после увольнения;
  • анализировать состояние кадрового резерва.

Позиция кадрового резерва описывает требования к кандидатам по образованию, стажу, возрасту и уровням компетенций.

Создавать позиции кадрового резерва, заявки на включение в резерв, включать и исключать из резерва можно непосредственно из позиций штатного расписания.

На основании заявки на включение в резерв сотрудник приобретает статус кандидата в резерв. Включить в каровый резерв можно как кандидатов в резерв, так и на основании проведенной аттестации, если выбрать соответствующее решение комиссии.

В программе можно проанализировать состояние кадрового резерва, оценить различные количественные показатели (количество резервистов на позиции, их средний возраст, статус и т.п.), получить информацию обо всех позициях с развернутыми данными об их составе.

Мотивация по грейдам

Использование системы грейдов предоставляет руководству создать взаимосвязь между целями компании и целями сотрудников, привлечь и удержать лучших специалистов, получить дополнительные возможности для мотивации сотрудников. Грейды позволяют группировать должности по степени их значимости для компании, которая определяется рядом параметров, устанавливаемых в рамках политики управления персоналом (сложность выполняемых задач, влияние на бизнес компании, сложность замены и другие). В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» для компаний, которые только начинают оптимизацию управления персоналом, предназначен специальный инструмент для создания грейдов на основе балльно-факторного метода

Для компаний, уже использующих грейдирование, в программе предусмотрена возможность описания разработанных грейдов и отнесения позиций к ним.

Для каждого грейда можно установить ограничение ФОТ, список начислений, показателей и льгот.

Позициям штатного расписания устанавливается принадлежность к определенному грейду в соответствии с разработанной шкалой.

В кадровых документах грейд сотруднику назначается автоматически. При приеме сотрудника на работу, кадровом перемещении назначенные ему начисления и льготы сравниваются с положенными его грейду. В программе можно использовать индивидуальные грейды и задать сотруднику грейд, отличающийся от положенного по должности (позиции штатного расписания).

Отчет Контроль грейдов позволяет проанализировать соответствие начислений, показателей, льгот грейдов и позиций штатного расписания.

Показатели эффективности KPI

Система мотивации персонала обычно направлена на поиск взаимосвязей целей предприятия и целей самих сотрудников. Использование оценки эффективности по ключевым показателям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет оценить результативность деятельности сотрудников и подразделений за счет описания целей, выделения измеримых показателей эффективности сотрудников (KPI - Key Performance Indicator), ввода плановых и фактических значений.

Сотрудникам назначаются плановые начисления содержащие показатель расчета зарплаты – показатель эффективности сотрудника. Например, предопределенное начисление Доплата по результатам оценки эффективности. Оценивается эффективность деятельности сотрудников по целям, перечисленным в справочнике Структура целей. Из плановых и фактических показателей по целям исчисляется KPI, в соответствии с которым, автоматически рассчитывается назначенное сотруднику плановое начисление.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет возможность проанализировать эффективность сотрудников, сравнить фактические значения показателей нескольких сотрудников за произвольный период, увидеть как фактические значения показателей соотносятся с плановыми в заданном периоде.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» можно учитывать льготы, предоставляемые сотрудникам компании. Пакет льгот может быть определен для организации в целом, подразделения, отдельно выбранной позиции штатного расписания или для грейда. Льготы, в зависимости от настроек, могут быть выбраны сотрудниками в рамках самообслуживания в пределах заданного лимита стоимости или внесены кадровыми документами.

Льгота может учитываться при расчете зарплаты, при этом она будет начислена в документе Начисление зарплаты и взносов.

Для формирования пакета льгот в программе предназначено рабочее место Правила предоставления льгот.

Обучение и развитие персонала.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» оценивает потребность в обучении персонала на основании анализа:

  • соответствия компетенций сотрудников требуемым компетенциям занимаемой позиции;
  • заявок руководителей и сотрудников на обучение;
  • индивидуальных планов развития.

После выявления потребности в проведении обучения персонала организации программа предоставляет возможность планировать соответствующие мероприятия и расходы на них.

  

Подготовленный план обучения и развития может проходить процедуру согласования.

Обучение сотрудников может производиться как по плану, так и при возникновении потребности. Факт проведения обучения регистрируется в программе соответствующим документом, в котором можно отразить участников, развиваемые компетенции и расходы. На основании этого документа, в зависимости от вида обучения, можно оформить командировку или отпуск.

Результат обучения отображается в карточке Т-2.

Проанализировать результаты проведенного обучения в различных разрезах.

Для закрепления взаимных обязательств между сотрудником и организацией может быть заключен ученический договор, который удобно подготовить в программе. В договоре указываются условия, по которым, в случае увольнения сотрудника в течение определенного периода с момента обучения, сотрудником компенсируются расходы на его обучение.

При увольнении сотрудника до окончания срока обязательств по договору, автоматически рассчитывается сумма, подлежащая удержанию.

Для контроля исполнения обязательств, предназначен отчет Обязательства сотрудников по ученическим договорам.

Аттестация и оценка персонала

Важную роль в процессе обучения персонала играет определение умений, навыков, знаний, то есть компетенций персонала. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» компетенции указываются вместе с вопросами, позволяющими определить уровень владения этими компетенциями при оценке персонала. Каждой компетенции может быть сопоставлен перечень мероприятий, нацеленных на её развитие.

Проведение аттестаций позволяет проанализировать соответствие компетентности сотрудников занимаемым должностям.

В соответствии с законодательством определенные категории сотрудников обязаны периодически проходить аттестации.

«1С:Зарплата и управление персоналом  8 КОРП» автоматизирует процессы проведения аттестаций:

  • ·         Подготовка приказ о формировании аттестационной комиссии;
  • ·         Утверждение графика проведения аттестации;
  • ·         Составление списка сотрудников, подлежащих аттестации;
  • ·         Формирование пакета документов для работы аттестационной комиссии;
  • ·         Присвоение или подтверждение категории по специальности;
  • ·         Статистическая и аналитическая отчетность по результатам аттестации.

Оценка персонала может использоваться для:

  • ·         Выявления потребности в обучении;
  • ·         Отбора сотрудников в  резерв;
  • ·         Анализа соответствия качественных характеристик персонала требованиям должности или рабочего места.

 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» автоматизирует процесс проведения оценки персонала по методологии «Оценка 360°», состоящий из следующих этапов:

  • ·         Определение компетенций, подлежащих оценке;
  • ·         Подготовка анкет, содержащих поведенческие индикаторы по каждой компетенции;
  • ·         Определение перечня оцениваемых сотрудников;
  • ·         Подготовка списка респондентов. В него могут быть включены разные категории сотрудников и других физлиц. Среди оценивающих может быть и сам оцениваемый.
  • ·         Направление респондентам анкет для заполнения по каждому оцениваемому сотруднику;
  • ·         Заполнение анкет респондентами;
  • ·         Обработка полученных ответов, построение графиков и отчетов.
  • ·         Организация обратной связи – информирование оцениваемого об итогах мероприятия;

Отчеты по результатам оценки доступны в разрезе индивидуальных и корпоративных результатов. В отчетах анализируются показатели:

  • ·         Абсолютная оценка – баллы по результатам ответов;
  • ·         Относительная оценка - рейтинг сотрудника;
  • ·         Критичность и согласованность оценок.

 

Обучение, развитие и оценка персонала

Регулярное повышение квалификации и развитие персонала являются необходимыми условиями для увеличения эффективности работы сотрудников. Для того чтобы обучение давало максимальный эффект, необходимо выстроить процесс сбора и анализа потребностей в обучении, соотнести тематику обучения с компетенциями, которые необходимо развивать, подобрать оптимальные формы обучения, провести оценку результативности и многое другое. Грамотная работа по составлению плана развития и обучения персонала помогает компании избежать нецелесообразных затрат.

 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет управлять обучением и развитием персонала. В программе поддерживаются:

  • долгосрочное планирование обучения;
  • оформление и согласование заявок на обучение;
  • разработка индивидуальных планов развития сотрудников;
  • оформление ученического договора между организацией и сотрудником;
  • учет фактических расходов на обучение и автоматическое удержание обязательств по ученическому договору при увольнении;
  • регистрация факта прохождения обучения, в том числе многоэтапного и отражение результатов в карточке Т-2;
  • анализ планов и результатов обучения с помощью отчетов.

В разделе самообслуживания можно опубликовать информацию о предстоящих мероприятиях по обучению и собрать заявки на участие от сотрудников.

Для анализа соответствия компетентности сотрудников занимаемым должностям автоматизировано проведение различных аттестаций. Для каждого вида аттестации можно задать периодичность и состав аттестуемых категорий персонала. Реализовано создание положения об аттестации, приказа о проведении аттестации, графика аттестаций и аттестационных листов. Ведется учет и анализ результатов аттестации и решений аттестационной комиссии. Результаты аттестации могут влиять на оплату труда сотрудников. По результатам аттестации сотрудник может быть зачислен в резерв. 

Поддерживается организация мероприятий по оценке персонала методом 360°. Возможна рассылка приглашений участникам и результатов оценки сотрудникам по электронной почте. Производится анализ абсолютных и относительных результатов оценки компетенций

Специальная оценка условий труда

В соответствии с ТК РФ все работодатели обязаны обеспечивать безопасные условия и охрану труда наемных работников. Федеральный закон № 426-ФЗ от 28.12.2013 «О специальной оценке условий труда» обязывает всех работодателей регулярно проводить спецоценку условий труда по всем рабочим местам.

Проведение спецоценки включает следующие этапы:

  • Подготовка проведения специальной оценки
    • Формирование состава комиссии
    • Издание приказа, назначающего сроки проведения оценки
    • Определение перечня рабочих мест, подлежащих спецоценке с выделением аналогичных.
  • Заключение договора с организацией, проводящей спецоценку, в рамках которой будут идентифицированы вредные или опасные производственные факторы.
  • Декларирование соответствия условий труда нормативным требованиям охраны труда, если вредные или опасные условия труда не выявлены.

 В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» автоматизирована подготовка проведения специальной оценки и формирование декларации.

По результатам спецоценки можно сформировать декларацию соответствия условий труда нормативным требованиям охраны для представления в инспекцию по труду.

Документ Результаты специальной оценки условий труда отражает присвоенные рабочим местам классы и служит основанием для заполнения информации в позиции штатного расписания и отчете формы 4-ФСС.

Контролировать рабочие места, по которым предстоит спецоценка можно с помощью отчета Рабочие места, подлежащие спецоценке.

Расследования несчастных случаев на производстве.

На работодателя возложена обязанность организовать своевременное расследование несчастных случаев на производстве и оформить соответствующий комплект документов. Анализ статистики несчастных случаев и причин возникновения позволяет руководству предприятия выявлять факторы наибольших рисков и принимать меры по их снижению.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет в единой базе вести учет и хранить всю информацию о каждом несчастном случае, фиксировать результаты расследований. Руководитель, отвечающий за безопасность труда, может ввести в программу все данные о несчастном случае на производстве, включая материалы по его расследованию и сведения о последствиях, в том числе прикрепить все необходимые документы (фотографии с места происшествия, протоколы опроса участников и т.п.).

Автоматически заполняются сведения о результатах спецоценки рабочего места  и пройденных сотрудником инструктажах.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет на основании внесенных в информационную систему данных сформировать Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае (очевидца несчастного случая, должностного лица), напечатать акты о несчастном случае и о его расследовании, подготовить сообщения о последствиях несчастного случая и зарегистрировать необходимость проведения внеплановой специальной оценки условий труда. Пострадавшим сотрудникам можно зарегистрировать больничный лист.

На основании сводных сведений о несчастных случаях на производстве руководство компании может получать обобщенные сведения со статистикой несчастных случаев за определенный период.

Отчет Ущерб от несчастных случаев позволяет руководству предприятия видеть целостную картину по видам произошедших несчастных случаев за определенный период, а также по видам причиненного компании ущерба и суммам ущерба.

Рабочее место сотрудника

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» реализовано рабочее место сотрудника, предоставляющее ему возможность самостоятельно решать следующие задачи:

  • Просматривать информацию о себе, свой расчетный лист и график работы;
  • Предоставлять сведения об изменениях личных данных;
  • Просматривать остатки своих отпусков;
  • Формировать и регистрировать заявления о предоставлении отпуска и направлении в командировку;
  • Сообщать о причине отсутствия (болезнь, отгул, отпуск без сохранения, и др.);
  • Обращаться с запросами о выдаче справок (для расчета пособий, 2-НДФЛ и др.);
  • Изменять свой индивидуальный пакет льгот в пределах установленного лимита
  • Просматривать доступные мероприятия по обучению и развитию (курсы, тренинги и пр.) и сообщать о своем желании принять участие.

. 

Пользователем системы можно назначить любого сотрудника. При необходимости ранее предоставленный сотруднику доступ может быть закрыт.

На основании заявок об отпусках и командировках ответственный сотрудник (например, инспектор отдела кадров) формирует соответствующие кадровые документы. Сотрудник, ответственный за формирование справок, видит запросы о выдаче справок в разделе Кадры, оформляет соответствующие справки и устанавливает признак, что запрос отработан.

В программе предусмотрено групповое создание заявок – режим бригадира. В этом режиме руководитель некоторой группы сотрудников имеет доступ к системе и может сформировать заявки на отпуск и командировку списком.